Page 63 - 中小企業財務錦囊

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1. 建立健全合宜的組織結構與職責劃分

內部控制的主要原則即是職責劃分。首先要有一個合理的

組織系統，明確劃分每一部門的職掌，詳細規定每一工作人員
的責任及應有的授權，職責劃分以後，可發生兩種作用：
(1) 每項工作項目由一個人處理時，應由另一人核對，則可以

避免錯誤。因一個人工作時，知道需由別人核對，會比較

認真工作，小心謹慎，錯誤自然減少；即使萬一發生錯
誤，亦因有第二人核對，使其易於發現並改正，可避免錯
誤發生。

(2) 每項作業之完成需經多人之手，可減少違法作弊之企圖及

可能性。

2. 職掌劃分表

企業中有許多部門分掌不同的業務，對於各部門業務的職

掌，應予詳細及明確劃分，使每一個發生事項，都由負責部門
辦理，不重複亦無遺漏；一項業務需兩個部門以上共同完成

時，亦需明白規定各部門應負責的範圍，臚列職掌劃分表，應
是實行職責劃分的具體方法。

3. 工作說明書

職位工作說明書，亦是職責劃分的重要方法。在說明書中

需把每個職位應達成的工作內容及品質、應負的責任和應有的
權力，詳細明確規定，以避免越權決定和指揮。

4. 授權規定

某些事項需採用授權辦理時，應明確規定授權的範圍及內